Den Matching Algorithmus haben wir konstruiert, um euch Standortleiter:innen bei der Vermittlung zu unterstützen. 🎉
Konkret haben wir implementiert, dass ab nun jeden Tag automatisiert um 3 Uhr morgens die Daten der Schüler:innen und Studierenden, deren Zustand "Unvermittelt" ist, miteinander abgeglichen werden und anschließend passende Vermittlungspaare in eine neue Tabelle in jeder Standort-Airtable namens "Matches" hochgeladen werden.
Zustand
Damit das Ganze reibungslos funktioniert und ihr sinnvolle Matching-Vorschläge bekommt, ist es wichtig, dass ihr das "Zustand" - Feld in den Studenten-Tabellen, dass durch eine Formel ermittelt wird, korrekt up-to-date haltet. Hier ein Beispiel:
Wie ihr seht, kontrollieren die Checkboxen (bei einigen Standorten ist "Erstgespräch" auch ein Textfeld) den Eintrag von "Zustand". (Wichtig sind vor allem die Felder "Erstgespräch" und "Führungszeugnis", damit keine Matches vorgeschlagen werden, bevor die beiden noch nicht abgehakt sind.) Der "Zustand" wird automatisch auf "Vermittelt" gesetzt, wenn ein neues Paar in der "Vermittlung" - Tabelle auftaucht. Sagt Bescheid, wenn da irgendetwas nicht funktioniert, damit wir das in Ordnung bringen können.
Matches
Vielleicht habt ihr auch die "Matches" - Tabelle bei euch schon entdeckt (Sie befindet sich meist ganz rechts, manchmal ist sie auch neben "Vermittlung" einsortiert)
Wie ihr seht, sind dort Paare gelistet, bei deren Matching die übereinstimmenden Fächer, die Geographische Distanz, die Wartezeit der Schüler:innen und die Priorisierung der Schüler:innen mit einbezogen wurde. Die entsprechenden Werte sind zur persönlichen Kontrolle in den einzelnen Spalten dann nochmal gelistet.
(Die "Priorisierung" kann manuell in der "Schüler"-Tabelle angepasst werden, bspw. wenn ein/e bestimmte/r Schüler:in mal besonders dringend vermittelt werden sollte.)
Geographische Distanz
Manchmal ist die "Geographische Distanz" noch "Nicht berechenbar", weil wir für die Berechnung der (geodätischen) Entfernung die geographischen Koordinaten benötigen. Diese Koordinaten werden mit einer neuen Version des Anmeldeformulars automatisch erfasst:
Die automatisch erfassten Koordinaten der eingegebenen Adressen werden dann bei jedem Standort in den Schüler- und Studenten-Tabellen in den Feldern "Adressen" und "Koordinaten" gespeichert.
Übertragung in Vermittlung
Wie ihr auf dem zweiten Screenshot oben vielleicht schon gesehen habt, gibt es in der "Matches" - Tabelle das Checkbox - Feld "Vermitteln":
Wenn ihr mit dem Match-Vorschlag, der angezeigt wird (bspw. "Schüler 2, Student 1") zufrieden seid, dann könnt ihr "Vermitteln" anklicken und dieses Match wird dann automatisch in die "Vermittlung" - Tabelle übertragen. Beim nächsten Durchlauf vom Algorithmus werden die vermittelten Matches aus der "Matches" Tabelle gelöscht und nur noch unvermittelte angezeigt. Wir haben dieses Verfahren gewählt (und laden die Matches nicht direkt in "Vermittlung"), damit die Standortleiter:innen die volle Kontrolle behalten können.
Matching Coefficients
Schließlich möchten wir euch noch auf die neue Tabelle "Matching Coefficients" neben der "Matches" - Tabelle aufmerksam machen:
In dieser Tabelle könnt ihr einstellen, wie sehr der Algorithmus welches der vier Matching - Kriterien berücksichtigen soll. Wenn euch bspw. Wartezeit wichtiger ist als Geographische Präferenz, dann passt einfach die Koeffizienten an. Die Summe der Koeffizienten sollte 1 betragen.
Verbesserungsvorschläge
Wenn ihr Fragen oder Verbesserungsvorschläge habt, sind sie jederzeit willkommen! Es kann gut sein, dass sich noch ein paar Fehler eingeschlichen haben. Schreibt uns dazu einfach eine Mail an it@studenten-bilden-schueler.de.